Unos controles eficaces de la gestión del inventario son esenciales para dirigir un negocio rentable. Te ayudan a mantener un control estricto de los niveles de disponibilidad de habitaciones para que estés preparado para los niveles de ocupación previstos y las fluctuaciones de la demanda. También son una herramienta vital para crear una estrategia de precios dinámica que atraiga huéspedes de alto valor a tu hotel.

En este post, vamos a hablar de qué es la gestión de inventario y qué medidas debes seguir para optimizar tu proceso de gestión de inventario y aumentar tus beneficios globales.

¿Qué es la gestión del inventario?

La gestión del inventario hotelero es el número y los tipos de habitaciones de hotel que están disponibles para su distribución a través de tus canales de venta. La gestión del inventario te permite controlar qué tipos de habitaciones tienes y cuántas de ellas puedes vender a un mercado concreto o a través de un canal de distribución específico.

La gestión del inventario es un aspecto importante del revenue management. Cuando se realiza de forma eficaz, te ayuda tanto a crear como a gestionar la demanda para que puedas vender tus habitaciones a precios optimizados y maximizar tus beneficios. Y ésta es una de las claves del éxito de la gestión hotelera.

Aunque tradicionalmente la gestión del inventario se ha centrado exclusivamente en la disponibilidad de habitaciones, en la actualidad muchos hoteles utilizan más un enfoque de rentabilidad total. Esto se debe a que sus niveles de ocupación no sólo afectan a su ADR; también tienen un impacto en otras operaciones de tu hotel, incluyendo F&B, lavandería, limpieza, y sus servicios auxiliares. Sin un sistema adecuado para la gestión del inventario, podrías quedarte sin personal suficiente e incapaz de satisfacer las necesidades de tus huéspedes.

Cómo controlar tu inventario

Como acabamos de comentar, es importante contar con un sistema sólido de gestión del inventario para saber cuáles son (y serán) tus niveles de ocupación en cada momento. Esto te ayudará a optimizar tus estrategias de precios de habitaciones y servicios complementarios y a aumentar tus niveles de ocupación. También garantizará que todo tu personal esté preparado en caso de fluctuaciones de la demanda.

Asegúrate de que tu proceso de gestión del inventario incluye los siguientes elementos clave.

Definirlo

El primer paso en tu proceso de gestión de inventario es definirlo. Empieza por dividir tus habitaciones en grupos que puedan diferenciarse y, a continuación, identifica las características de cada categoría (tipo de cama, tamaño, vistas, etc.) y el número de habitaciones correspondientes. Cuanto más diferencies, más podrás optimizar tus ingresos. Sin embargo, debes tener en cuenta que si creas demasiadas categorías puedes complicar tus operaciones y aumentar los costes. La clave está en encontrar el equilibrio adecuado.

También es una buena idea clasificar claramente tus fuentes de ingresos auxiliares. Esto incluye el bar y los restaurantes del hotel, los minibares de las habitaciones, los servicios de conserjería, el entretenimiento en las habitaciones, el spa y los salones de actos, por nombrar algunos. Esto es importante porque si los niveles de personal y existencias no se ajustan a la demanda prevista, los huéspedes podrían sentirse decepcionados y su experiencia general podría verse afectada.

Considera el exceso de reservas por categorías

Un elevado número de cancelaciones puede tener un impacto negativo en tus niveles de inventario de habitaciones. Esto es especialmente cierto en el caso de las cancelaciones de última hora y los no-show, ya que no tiene tiempo de revender una habitación a otro huésped de pago.

Aunque las cancelaciones son una parte inevitable del negocio, existen estrategias que pueden ayudarte a restablecer el equilibrio y recuperar parte de tus pérdidas. Una de ellas es el overbooking. Consiste en vender más habitaciones de las realmente disponibles, previendo que algunas reservas se cancelarán.

Si decides aplicar esta estrategia, decide cuántas habitaciones de cada categoría sobrevenderás y luego distribúyelas entre tus canales de venta.

Utiliza inventarios híbridos cuando sea posible

Otra estrategia eficaz de gestión del inventario es utilizar un inventario híbrido. Se trata de una táctica útil para superar la incertidumbre de la demanda y, como era de esperar, se hizo muy popular durante la pandemia del virus Covid-19 y el consiguiente impacto en los sectores del turismo y la hostelería.

El objetivo es garantizar un uso más eficiente de los recursos y activos mediante su reutilización. Por ejemplo, en lugar de centrar todos tus esfuerzos de marketing en atraer turistas a tu hotel y optimizar tus plazos de entrega, podrías dirigirte a tu comunidad local con campañas promocionales relacionadas con tus instalaciones para funciones y eventos o con tu gimnasio y balneario.

Siempre que sea posible, debes intentar utilizar un inventario híbrido para mantener altos los niveles de existencias y maximizar los flujos de ingresos.

Seguimiento del rendimiento

Asegúrate de hacer un seguimiento periódico del rendimiento de cada una de tus categorías de habitaciones para ver cuál atrae el mayor nivel de demanda y contribuye más a tu tasa de ingresos total. Asimismo, asegúrate de tratar cada categoría como independiente para comprender mejor qué tipos de habitaciones tienen un impacto positivo y negativo en tus niveles de inventario.

No te olvides de los gastos

También es importante que incluyas todos tus gastos cuando calcules el coste de la habitación. Esto te ayudará a elaborar un reflejo más exacto del coste de una cama vacía. Asegúrate de tener en cuenta los costes fijos (suministros, gastos generales, OTA, nóminas, etc.) y los variables (lavandería, limpieza, minibar y restauración, por ejemplo).

Mantener un control firme de los costes te ayudará a fijar con precisión el precio de las habitaciones en periodos de alta y baja demanda.

Confía en el software y la IA

Por último, asegúrate de confiar en el software y las herramientas de IA adecuados para gestionar cada etapa de tu proceso de gestión de inventario. Esto te ayudará a gestionar mejor tus datos para que puedas optimizar tus precios y crear estrategias de gestión de inventario más flexibles.

Por ejemplo, el software de gestión de inventario de BEONx puede configurarse específicamente para los requisitos únicos de las estructuras de tarifas de tu hotel. Tanto si trabajas con precios dinámicos, precios abiertos o tarifas indexadas, puedes adaptar la plataforma a tus flujos de trabajo específicos. Esto te permite acceder a los datos que necesitas para optimizar tus procesos de gestión de inventario y ofrecer las tarifas adecuadas para impulsar tus niveles de ocupación y aumentar las ventas de inventario.